Dijitalleşmeyle birçok rutin işlemi daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşir. Bunun bir göstergesi olarak geleneksel fatura düzenleme işleminin yerini alan elektronik fatura (e-fatura) sistemi işletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Ancak fatura düzenlemekle mükellef olan işletmelerin e-fatura sistemine geçebilmek için yerine getirmesi gereken şartlar vardır. Gelin detaylara yakından bakalım.
E-fatura Nedir?
2010 yılında faaliyete geçen e-fatura sistemi, mükellefler tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin kayıt altına alınması için kullanılan matbu faturaların yerini alan elektronik sisteme verilen isimdir. Bu sistem sayesinde faturalar daha düşük maliyetle muhafaza edilir. Aynı zamanda bu faturalar ilgili kurum ve kuruluşlara daha hızlı bir şekilde ulaştırılır.
E-faturaya Geçiş İşlemi Kimler için Zorunludur?
Hazine ve Maliye Bakanlığının e-fatura sistemi için uyguladığı kademeli geçiş planına göre 2022 yılında 3 milyon ₺ ve üzerinde brüt satış hasılatına sahip olan işletmelerin elektronik fatura sistemine geçişi zorunlu hale gelmiştir. Bu sınır e-ticaret firmalarıyla gayrimenkul ve motorlu araç firmaları için ise 500.000 ₺ olarak belirlenmiştir. Yani 2022 hasılatı 500.000 ₺’nin üzerinde olan e-ticaret firmalarıyla gayrimenkul ve motorlu araç firmaları 1 Temmuz 2023’ten itibaren e-fatura sistemine geçmek zorundadır. Bunun yanında serbest meslek sahipleri dışında herkes gönüllü olarak e-fatura sistemine geçebilir.
E-faturaya Geçiş Şartları Nelerdir?
Bir işletmenin e-fatura sistemini kullanabilmek için ilk önce vergi mükellefi olması gerekir. Vergi kaydını gerçekleştiren işletmeler, yerel vergi dairelerinden alınacak olan vergi kimlik numarasıyla birlikte vergi mükellefiyetlerini belgelemiş olurlar.
Mükellefiyet Türü
Başvuru işlemini kendi gerçekleştirmek isteyen işletmeler ise ikinci aşama olarak mükellefiyet türünü belirlemelidir. E-fatura kullanabilme yetkisi, işletmenin mükellefiyet türüne göre farklılık gösterir. İşletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen mükellefiyet türlerine göre e-fatura kullanabilirler. Bu türler arasında kurumlar vergisi mükellefiyeti, katma değer vergisi mükellefiyeti, geçici vergi mükellefiyeti yer alır. İşletmelerin mükellefiyet türlerini belirlemeleri ve buna uygun şekilde e-fatura sürecini şekillendirmeleri gerekir.
Mali Muhasebe ve İç Kontrol Sistemleri
E-faturaya geçiş sürecinde işletmeler, güncel bir mali muhasebe ve iç kontrol sistemine sahip olmalıdır. e-faturaların gönderim, alım ve düzenlenme aşamalarında sorun yaşanmaması için işletmenizin elektronik ortama uygun bir sisteme sahip olması gerekir.
E-fatura Uygulamasına Kayıt
E-fatura uygulamasına geçmek isteyen tüzel kişiler ve gerçek kişilerin mali mühür ve e-imza başta olmak üzere belirli başvuru belgelerini hazırlamaları gerekir. Bu belgeler, başvurunun yapılacağı kurumun taleplerine uygun olarak düzenlenmeli ve eksiksiz bir şekilde sunulmalıdır. Tüzel kişilerin ve gerçek kişilerin e-fatura hizmetine kayıt olabilmesi için gereken belgeler aşağıdaki gibidir.
Tüzel Kişiler için Başvuru Sırasında İstenen Belgeler
- E-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi: Başvurunun ilk aşaması, yetkili kişilerce imzalanan başvuru formudur. Formda, işletme ile ilgili temel bilgiler ve e-fatura kullanımına ilişkin taahhütler yer alır.
- Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi: Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış olan bu taahhütname, e-fatura sürecinde kullanılacak olan elektronik mali mühürün güvenliği ve doğruluğu ile ilgili yükümlülükleri içerir.
- Ticaret Sicil Gazetesi: Şirketin kuruluş sözleşmesini içeren ve noter onaylı nüshası olan ticaret sicil gazetesi belgesi, başvuruya eklenmelidir. Şirketin unvanında sonradan değişiklik yapılması durumunda ilan edilen unvana ait ticaret sicil gazetesinin noter tarafından onaylanmış olan örneğinin ya da aslının fotokopisi yeterlidir. Bu belgenin talep edilmesinin amacı, yetkili temsilcilerini ve şirketin yasal statüsünü teyit etmektir.
- Noter Onaylı İmza Sirküleri: Noter tarafından onaylanmış imza sirküleri başvuru formuna eklenmelidir. Eğer asıl belge getirildiyse, Bakanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi talep edilebilir.
Gerçek Kişiler için Başvuru Sırasında İstenen Belgeler:
- E-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi: Tüzel kişilerde olduğu gibi gerçek kişilerde de e-fatura başvurusunun birinci aşaması başvuru formunu doldurmak olacaktır. Formda, kişisel bilgiler ve e-fatura kullanımına ilişkin taahhütler yer alır.
- Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi: Eğer uygulama mali mühür ile kullanılacaksa, başvuruyu yapan gerçek kişi tarafından imzalanmış olan bu taahhütname sunulmalıdır. Taahhütname, kullanılacak olan elektronik mali mühür güvenliğini ve doğruluğunu taahhüt eder.
- Nitelikli Elektronik Sertifika Beyanı: Uygulamanın nitelikli elektronik sertifika ile kullanılacağı durumlarda mükellefin nitelikli elektronik sertifika sahibi olduğunu belirten yazılı bir beyan, başvuru evraklarının arasında bulunmalıdır.
- Noter Onaylı İmza Sirküleri: Tüzel kişilerde olduğu gibi gerçek kişilerde de başvuru sırasında Noter onaylı imza sirküsü sunulması gereken belgelerden biridir. Eğer asıl belge getirildiyse, Bakanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi talep edilebilir.
E-fatura sistemine geçiş için gerekli olan başvuru işlemlerini Bizim Hesap aracılığıyla kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz. Mali mühür ve e-imzaya sahip olmanız durumunda Bizim Hesap başvuru sürecinizi sizin adınıza gerçekleştirir. Siz de Bizim Hesap üzerinden kolaylıkla e-fatura başvurunuzu gerçekleştirebilir, uygun fiyatlarla profesyonel bir e-fatura hizmeti alabilirsiniz.
Şahıs Şirketleri için E-fatura Kullanımı
Ticari faaliyet gösteren limited şirketler, anonim şirketler ve gerçek/şahıs şirketleri, herhangi bir şart aranmaksızın e-fatura hizmetine geçiş yapabilir. Dolayısıyla şahıs şirketlerinin e-fatura hizmetini kullanmasının önünde herhangi bir engel yoktur. Sadece serbest meslekle uğraşan kişilerin e-fatura kesmesi mümkün değildir fakat bu kişiler ticari faaliyet içinde bulundukları kişilerden e-fatura alabilirler.
E-fatura Sistemine Geçiş için E-arşiv ve E-defter Şartı
Gönüllü olarak e-fatura sistemine geçiş yapmak isteyen işletmelerin e-defter sistemine geçiş yapma zorunluluğu bulunmazken belirlenen sınırlar dahilinde e-faturaya zorunlu olarak geçiş yapan işletmelerin e-defter kaydının bulunması şartı aranır.
E-faturaya geçiş için gerekli olan e-arşiv kullanıcısı olma şartı hakkında bilgilendirme yapmadan önce bu iki kavram arasındaki farkı incelememiz doğru olacaktır. Eğer sizin gibi e-fatura hizmetinden faydalanan bir işletmeye fatura göndermeniz durumunda gönderdiğiniz belge e-fatura kapsamına dahil olur. Eğer belge gönderdiğiniz işletme e-fatura kullanıcısı değilse bu kez gönderdiğiniz belge e-arşiv adını alır.
GİB tarafından hayata geçirilen yeni düzenlemelerle e-arşiv gönderebilmek için e-fatura kullanıcısı olma şartı ortadan kalktı. Özel entegratör hizmetleri sayesinde siz de e-fatura kullanıcısı olmadan e-arşiv gönderebilirsiniz.
E-faturaya Geçiş Yapmalı mıyım?
E-faturaya geçiş zorunluluğu olmamasına rağmen geçiş yapmalı mıyım diye merak ediyorsanız sizin için daha avantajlı olduğunu söylemek mümkün olacaktır. Matbu fatura kullanımının yarattığı kağıt ve ulaşım maliyetini hesaba katıldığında e-fatura kullanımıyla tasarruf sağlayabileceğinizi söylemek mümkün olur. Kargolamak zorunda olduğunuz faturaların çevrimiçi ortamda tek tıkla karşı tarafa ulaşması zamandan da büyük ölçüde tasarruf etmenizi sağlar. Matbu faturaların saklanması için ayırdığınız alanı e-fatura sayesinde daha verimli kullanabilir, işletmenizin bulunduğu fiziksel ortamın daha kullanışlı bir hale getirebilirsiniz. Dolayısıyla gerçekleştirdiğiniz ticari faaliyetler e-faturaya geçişi zorunlu kılmasa bile dijitalleşmenin getirdiği birçok ayrıcalıktan faydalanmak için e-faturaya geçiş işlemini gerçekleştirebilirsiniz.
E-faturaya Geçiş Süreci
Başvuru için gerekli olan mali mühür ve e-imza belgelerine sahip olan kullanıcılar kısa bir süre içinde e-fatura hizmetinden faydalanmaya hazır hale gelir. Siz de güvenilir bir entegratör ile çalışmak ve muhasebe süreçlerinizi profesyonel bir şekilde yönetmeyi isterseniz Bizim Hesap E-fatura Geçiş Kampanyası’na göz atabilirsiniz. Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde kolaylıkla kullanabileceğiniz Bizim Hesap E-fatura Hizmeti’ne anasayfa üzerinden başvurabilirsiniz.