Muhasebede kullanılan terim ve yöntemlerden biri olan alıştan iade muhasebe kaydı kısaca işletmenin tedarikçiden satın alma sonrası mal ve hizmetin iade edilmesi durumunda kullanılır. Bir işletmede satın mal ya da hizmetin daha sonra iptal edilerek iadesi sırasında muhasebeye bu yöntem kullanılarak kaydedilir. Hatalı ürünler, alıcının vazgeçmesi, garanti süreci ve iade politikası kapsamında işlemler yapılır. Mali tabloda alıştan iade kaydı tutarken kesin ve doğru işlem yapmam finansal analizlerin doğruluğu ve muhasebenin sorunsuz işlemesi için önemlidir.
Alıştan İade Muhasebe Kaydı Hakkında
Bir işletmenin ticaret sırasında alım yaptığı ürün ve hizmetin iadesi sırasında alış iadesi yapılır. İşletmelerin ürün satışı sonrası iade almasının yanı sıra işletmeler arası ticarette de bu muhasebe yöntemi tutulur. Bu işlemler sırasında 153 Ticari Mallar Hesabı incelenir ve 15x nolu hesaplarda da aynı kayıt işlenir. Alıştan iade muhasebe kaydı hakkında şunlar söylenebilir:
- İşletmenin aldığı malın fazla, hatalı ya da yetersiz olması durumunda satıcı firmaya iade etmesi durumunda tutulur.
- Alımı yapılan malların tamamı ya da belirli bir kısmı alıştan iade olarak hesaba geçirilirken KDV tutarı da eklenir.
- Tutar ve iade edilecek mal miktarı belirlendikten sonra satışı yapan firma için alıcı yapan işletme tarafından iade faturası hazırlanır.
- Satış faturasının düzenlendiği gün itibari ile en fazla 7 gün içerisinde iade faturası üzerine “iade” yazılarak düzenlenmek zorundadır.
Alınan malların iadesi sırasında ürüne bağlı olarak KDV tutarı belirlenir. Bu nedenle düzenleme sırasında Katma Değer Kanunu’nun 35. maddesindeki detaylar dikkate alınır. Kanunun ilgili maddesine göre:
- Malların iadesi, teslimatın gerçekleştirilmemesi ya da satıştan vazgeçilmesi gibi farklı sebeplerle uygulanır.
- Vergiye tabi olan işlemleri yapan mükellef borçlandığı vergi tutarını, vergi indirimi yapma hakkı olan karşı taraftaki mükellef ise değişikliği uygulamakla yükümlüdür.
- KDV matrahındaki değişimler kanuna uygun dönem içerisinde düzeltilmelidir.
- İadesi yapılan malların işletmeye ulaşması ve defter kaydının tutulması gerekir. Bu alış defter kayıtları alıştan iade kayıtlarıyla birlikte beyannamede gösterilmek zorundadır.
Kanunun 35. Maddesinden de anlaşılacağı üzere alıştan iade KDV beyannamesinde yer almalıdır. Matrah ve KDV tutarı beyannamede yer alan “matrah” bölümünde gösterilir. “Alınan malların iadesi, gerçekleşmeyen işlemler” bölümünde 504 nolu kod ile de ayrıca bildirilmesi gerekir.
Alıştan İade Muhasebesinin Önemi
Bir işletmeniz varsa iş süreçlerinin sorunsuz ilerlemesi için mal ya da hizmet alımı yapmanız gerekir. Size teslim edilen mal ya da hizmet beklediğiniz standartları karşılamıyor ya da beklenenden fazla sayıda bulunuyorsa iade etmek isteyebilirsiniz. Muhasebe kaydına alınan ürünler nasıl hesap olarak yazılırsa iadelerin fatura düzenlenerek kayda yazılması gerekir. Bu süreçte yapılan hatalar beyanname ve vergi dönemlerinde karşınıza sorun olarak çıkabilir. Bu nedenle süreç boyunca dikkatli davranmanız gerekir.
Ticari ürünün alıştan muhasebe kaydını tutmak istiyorsanız; iade edilen ürünün satış faturası, iade alındısı, tedarikçinin iade kredisi ya da çeki ve iade talep formu gibi farklı belgeleri öncesinde toplamak gerekir. Resmi niteliğe sahip olan bu belgeler muhasebe kaydını tutarken size gereken bilgiler konusunda referans oluşturur. Kayıtlar satın alma tutarına karşılık gelen “Alıcıya İade ve İptal hesabı” bölümüne kaydedilir.
Kayıtlar sayesinde işletmenin mali tablolarındaki maliyet hesabı tutulduğundan doğru tutarın yazılması finansal süreç için önemlidir. İade talep formunda yazılı tutarlar kayıt tutma sırasında kullanılır ve kanıt olarak belgeler saklanır. Bu şekilde mali tablonun doğru ve güvenilir olma oranı artar. Belgeler kullanılarak vergi beyannamesinde eksiksiz ve doğru girdilerin bulunması sağlanmalıdır.
Alıştan iade muhasebe kayıtları ilgili kişiler tarafından defter ve evraklara, online muhasebe sistemlerinde doğru ve eksiksiz girilmelidir. Belgelerin ve tutarın doğruluğu denetlenebilir olursa işletme finansal süreçlerinde güven ortamı tesis edilir. Bu nedenle evrakların depolanması, anlık ve düzenli olarak kaydedilmesi gerekir. Muhasebe programları bu açıdan kullanıcıya hızlı ve etkin şekilde süreç yönetim imkanı sunar. Belgelerin denetlenebilirliğine ek olarak raporlama sayesinde kontroller de rahatlıkla yapılabilir.
Alıştan İade Muhasebe Kaydı Nasıl Tutulur?
Ticari ürünlerde alıştan muhasebe kaydı tutarken sıralı aşamaların uygulanması ve belirli noktalara dikkat edilmesi gerekir. İşlemi yaparken muhasebe kodları ve diğer işlemler için ilgili yasal düzenlemeler ve vergi yasaları göz önünde bulundurulur.
Alıştan muhasebe kaydı tutarken işletmenizi ilgilendiren muhasebe uygulamaları ve ürün türüne göre farklı yöntemler izlemeniz gerekebilir. Örnek verilirse stokta yeniden satılabilen ürünler için “stok hesabı”, tekrar kullanılamayan ürünlerin iadesi için “hasar yada atık” hesabına kayıt yapılmalıdır.
Alıştan iade işlemi alış kaydının iptali ile başlar ardından ürün maliyet ve gideri hesaptan düşürülür. Ürün türüne göre maliyete ek olarak nakliye masrafı gibi farklı kalemlerinde maliyet olarak hesaba yazılmalıdır.
İade edilen ticari mallar için “153. Ticari Mallar Hesabı” alacak tarafına kayıt tutulur. Makine, teçhizat, hammadde gibi ürünler için farklı kodlar kullanılır. 150. Direkt İlk Madde Malzeme, 255. Demirbaşlar, 253. Tesis, Makine ve Cihazlar alacak bölümüne kayıt tutulur. Ürünün satın alma sırasında hangi kod kullanıldıysa aynısının alacak tarafına tutar girilerek hesaptan düşüm sağlanır.
İade muhasebesi tutarken katma değer vergisinin nasıl kullanılacağı ve oranı doğru seçilmelidir. İşletmeden mal ve hizmet çıkışı yapılırken “391. Hesaplanan KDV” bölümü kullanılır. Alıştan iade muhasebesi tutarken da aynı kod ve alacak kısmı kullanılır.
KDV ve farklı maliyetlerin hesaplanması sonucunda ortaya çıkan tutar ödemesi de kullanılan yönteme göre kaydedilir. Cari hesap, banka ya da kasa hesabının borç tarafına toplam tutarlar yazılır.
Alıştan İade Muhasebe Kaydı Örnekleri
Alıştan iade muhasebe kaydının daha iyi anlaşılması için farklı hesap türlerinde örnekleri incelemek faydalı olur. Örneklere geçmeden önce bunlara göz atmanızda fayda var:
- Ticari ürünlerde alıştan iade muhasebe kaydı tutulurken cari hesap aynı vergilendirme döneminde 153 Ticari Mallar, 320 Satıcılar, 391 Hesaplanan KDV hesapları kullanılır.
- 320 Satıcılar hesabı işletmelerin kendi faaliyet alanları ile ilgili satın alımlarının senetsiz borçlarını takip etmek için kullanılır.
- 100 Kasa, 102 Banka hesabı ise işletmenin yurt içi ve yurt dışındaki banka hesaplarına iade tutarının gönderilmesi sırasında kullanılır.
Aşağıdaki örnekten yararlanarak kendi muhasebe kaydınızı tutarken doğru süreç yönetimi yapabilirsiniz.
A işletmesi %18 KDV uygulanan bir ürü için B işletmesine vergi hariç 200.000 TL çek yazdı. Alış faturası 01.01.2023 tarihinde, iade faturası 03.01.2023 düzenlendi. B işletmesi iade sonrası 03.01.2023 tarihinde ürün bedelini banka aracılığı ile A işletmesinin hesabına geri gönderdi. Bu durumda muhasebe kaydı şu şekilde olur:
- A işletmesi stoğa giren ürün stoktan çıktığı için “153.Ticari Mallar Hesabı – Alacak” bölümüne kayıt yapar. Çünkü stoğa girdikten sonra tekrar çıkan tüm ticari mallar azalmaya neden olduğu için “Alacak” bölümüne kaydedilir.
- KDV tutarının kaydı için “391. Hesaplanan KDV Hesabı – Alacak” bölümü kullanılır. İşletme stoklarından mal çıkarken para girişi gerçekleşeceği için bu hesaba veriler yazılır.
- İade ücreti banka yolu ile geri ödendiği için toplam tutar “102. Bankalar – Borç” kısmına kaydedilir. Muhasebede işletmeye para girişi gerçekleşeceği için bu bölüm kullanılır.
İşletmeniz için muhasebe kayıtlarını doğru, güvenilir ve düzenli olarak tutarak finansal analiz başarısını artırmak istiyorsanız Bizim Hesap sizinle! Kullanıcı dostu arayüzü ve detaylı özellikleri sayesinde kolaylıkla işletme ön muhasebesini tutabilir, stok takibi ve finansal analiz raporları ile iç yönetimde başarıyı artırabilirsiniz.