İş dünyasının kilit unsurlarından biri olan ticaret, karmaşık ve dinamik bir süreçtir. Ticari faaliyet gösteren hemen hemen herkesin aşina olduğu proforma fatura ise zaman zaman detayları göz ardı edilebilen konulardan biridir. Bu belge, iş dünyasındaki anlaşmaların ilk adımını simgeler. Ancak diğer ticari faturaları gibi resmî bir belge olmamasına binaen taraflar arasında ticari bir sorumluluk oluşturmaz. Sizin için hazırladığımız bu rehberde bu faturanın iş süreçlerindeki önemine odaklanarak avantajlarına, kullanım alanlarına ve ticaretteki özel rolüne değindik.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, satış yapılmadan önce müşteriye gönderilen ve resmî olmayan bir ön fatura türüdür. Ticaret başlamadan önce taraflar arasındaki anlaşmayı netleştirmek, malın veya hizmetin özelliklerini ve miktarını belirlemek amacıyla hazırlanır. Genellikle bir teklif niteliğindedir ve ticaretin gerçekleşmesi durumunda resmî faturaların oluşturulmasına zemin hazırlar.
Proforma, diğer ticari belgeler gibi hukuki bir yükümlülük oluşturmaz; yani malın ya da hizmetin satışı için bir taahhüt içermez. Ancak ticaretin önemli bir aşamasının temsili olarak tarafların anlaşmaya varmadan önce detayları belirlemelerine yardımcı olur. Malın veya hizmetin özellikleri, miktarı, birim fiyatı, toplam bedeli gibi temel bilgileri içerir. Ayrıca, ödeme koşulları, teslimat şartları ve ticari terimler gibi detaylar, bu faturada yer alabilir.
Proforma Fatura Ne İşe Yarar?
Proforma fatura, taraflar arasında anlayış oluşturmak ve detayları belirlemek amacıyla kullanılan bir belgedir. İşlevleri ise şu şekilde sıralanabilir:
- Proforma fatura, satışa konu olan mal veya hizmetin detaylarını içerir. Özellikle ürünün teknik özellikleri, miktarı, birim fiyatı gibi bilgileri içerek taraflara net bir resim sunar.
- Toplam tutarın yanı sıra birim fiyatlar da bu faturada yer alır. Alıcıların maliyeti anlamalarına ve buna göre bütçe yapmalarına yardımcı olur.
- Proforma fatura, ödeme koşullarını belirler. Vade süreleri, ödeme yöntemleri ve diğer finansal detaylar proforma faturada yer alabilir.
- Malın veya hizmetin ne zaman ve hangi koşullar altında teslim edileceği proforma fatura üzerinde belirtilir. Bu açıklama, özellikle uluslararası ticarette lojistik planlamada önemlidir.
- Taraflar arasında yaşanabilecek anlaşmazlıkları önlemek amacıyla proforma fatura detaylı bir şekilde hazırlanır. Bu sayede, ticaretin başlangıcında ortaya çıkabilecek sorunlar önceden tespit edilir ve çözüme kavuşturulur.
- Proforma fatura, tarafların özel istekleri ve ticaretin spesifik koşulları hakkında bilgi içerebilir.
Proforma fatura, ticaretin başlangıcında taraflar arasında detayları belirlemenin yanı sıra ticaretin düzenli ve şeffaf bir şekilde yürütülmesine de yardımcı olur. Alıcı ve satıcı arasındaki ticaretin başarılı bir şekilde tamamlanabilmesi için temel bir rehberlik sağlar. Taraflar arasında olası anlaşmazlıkları önler ve ticaretin sağlıklı bir şekilde ilerlemesine katkıda bulunur.
Kimler Proforma Fatura Hazırlar?
Proforma fatura düzenleme, genellikle satıcılar veya tedarikçiler tarafından tercih edilen bir işlemdir. Satıcılar, sundukları hizmetin detayları, fiyatı ve ödeme koşulları gibi bilgileri ilgili belge ile düzenleyerek alıcılara teklif sunabilir. Ayrıca alıcıların proforma fatura talebinde bulunmaları da mümkündür.
Proforma Fatura Ne Zaman Düzenlenmeli?
Proforma fatura hazırlama gereksinimi doğuran farklı durumlar söz konusu olabilir. Özellikle bir müşteri sipariş vermeyi taahhüt ettiğinde taraflar arasında tam bir anlaşma sağlamak adına proforma fatura düzenlemek önemlidir. Uluslararası gönderimlerde ise alıcının ithalat lisansı başvurusu veya sevkiyat öncesi inceleme ayarlaması için de proforma fatura kullanılabilir.
Ödemelerin peşin alındığı veya siparişin nihai ayrıntılarının henüz onaylanmadığı durumlarda proforma fatura düzenlemek, işlem detaylarını netleştirmek için tercih edilebilir. Benzer şekilde müşterilerin tüm maliyetleri onaylamak istemesi hâlinde bu belge ile doğru masraf hesaplamaları kayda alınarak karşılıklı güven oluşturabilir. Bu şekilde ticaret süreçlerini şeffaf ve düzenli bir hâle getirerek taraflar arasında güven oluşturur.
Proforma Faturada Hangi Bilgiler Yer Almalı?
Proforma faturada bulunması gereken temel bilgiler, ticaretin şeffaf ve düzenli bir şekilde ilerlemesi için kritiktir. Bu belge, alıcı ve satıcı arasında anlayış oluşturmak ve ticaretin sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak adına önemlidir. İşte bir proforma faturada yer alması gereken temel bilgiler:
- Belgenin herhangi bir yerinde “proforma fatura” ifadesi bulunmalıdır. Böylece belgenin niteliği açıkça anlaşılır.
- Faturanın oluşturulma tarihi ve geçerlilik süresi belirtilmelidir.
- Alıcının tam adresi, telefon numarası ve iletişim bilgileri ile satıcının şirket adı, adresi ve iletişim bilgileri yer almalıdır.
- Faturada vade süresi ve ödeme yöntemi gibi finansal detaylar bulunmalıdır,
- Sunulan ürün veya hizmetin açık ve detaylı bir açıklaması, miktarı, birim başına maliyeti ve toplam maliyet gibi bilgiler içermelidir.
- Mal veya hizmetin ne zaman teslim edileceği net bir şekilde belirtilmelidir.
Fatura, eğer uluslararası ticarette kullanılacaksa malın ağırlığı, miktarı, fiyatı gibi gümrük işlemleri için gerekli bilgiler de belgeye eklenmelidir. Bu bilgiler, proforma faturanın amacına hizmet ederek ticaretin düzenli ve şeffaf bir şekilde gerçekleşmesine yardımcı olur.
e-İhracatta Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
e-İhracat sisteminde proforma fatura hazırlamak, taraflar arasındaki ticari anlaşmanın önemli bir aşamasını temsil eder. İşte e-ihracatta proforma fatura hazırlamanın önemli adımları ve içermesi gereken bilgiler:
- Belgenin proforma fatura olduğunu belirten açık bir ifade ekleyin ve niteliğini netleştirir.
- Faturanın oluşturulma tarihi ve geçerlilik süresini belirtin.
- Alıcının tam adresi, iletişim bilgileri ve ithalatçı firma ya da kişinin bilgileri ile birlikte satıcının şirket adı, adresi ve iletişim bilgilerini içerir.
- Teklifin geçerlilik süresini ve satışın gerçekleşeceği para birimini belirtin.
- Satışın koşullarını, ödeme yöntemini ve diğer finansal detayları net bir şekilde belirtin.
- Fatura, Türkçe olarak hazırlanabileceği gibi İngilizce olarak da düzenlenebilir. Bu yönüyle uluslararası ticarette iletişimi kolaylaştırır.
- İhtiyaç duyulan durumlarda örneğin özel teslimat şartları, ambalaj detayları gibi ek bilgileri ekleyin.
e-İhracatta proforma fatura, taraflar arasında anlayış oluşturarak ticaretin düzenli bir şekilde ilerlemesine yardımcı olan kritik bir belgedir. e-İhracat faturası, ihracatçının ve ithalatçının haklarını ve sorumluluklarını belirler, ayrıca gümrük işlemleri ve ödeme süreçlerini düzenler.
Proforma Fatura Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Proforma fatura hazırlarken dikkat edilmesi gereken unsurlar vardır. İşletmeler, bu faturaları antetli kağıt kullanarak düzenlemelidir. Sol üst tarafta satıcı ve alıcı bilgileri detaylı bir şekilde yer almalıdır. Sağ üst tarafta ise fatura tarihi ve proforma numarası belirtilmelidir. Sayfanın ortasında satılacak ürünlere dair detaylı bilgiler bulunmalıdır. Tüm bu bilgiler eklenirken, belgenin proforma olduğunu belirten bir ibare mutlaka yer almalıdır. Bu unsurlar, belgenin doğru ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmasına ve ticari işlemlerin sağlıklı yürütülmesine katkı sağlar.
Proforma Fatura Örneği
Proforma fatura örneği, genellikle ofis programlarında veya çeşitli internet sitelerinde bulunabilir. Ayrıca işletmenizin ihtiyaçlarına uygun bir şablon oluşturmak için çeşitli muhasebe yazılımlarının da belgeleri belgeleri bulunur. Proforma fatura oluşturmak için Word, Excel veya Google Sheets gibi programlarda bulunan şablonları kullanabilirsiniz. Ayrıca muhasebe yazılımlarının çoğu, fatura oluşturmak için önceden yapılandırılmış şablonlar sunar. Bu şablonları kullanarak, işlemlerinizi hızlı ve etkili bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
BizimHesap ile Fatura İşlemlerinde Kolaylığı Keşfedin
BizimHesap ile fatura işlemlerinde kolaylık ve verimliliği keşfedin. Şirketinizin ön muhasebe, e-fatura e-arşiv ve e-ticaret operasyonlarını tek bir platform üzerinden yönetebilirsiniz. Ücretsiz e-fatura entegrasyonu ile işlemlerinizi hızlandırmanız operasyonlarınızı daha etkin hâle getirmeniz de mümkün olur. Online muhasebe programı BizimHesap’ı kullanarak, ofis dışında olduğunuz zamanlarda da e-ticaret entegrasyonunu kullanabilir ve satışlarınızı takip edebilirsiniz. Zamandan ve maliyetten tasarruf ederek ön muhasebe işlemlerinizi kolayca yönetin.